logo fr

logo 54fz

тел: +7 (499) 110 20 22    e-mail: info@bmaxplus.ru

Дорогие коллеги. В этой статье я хочу обобщить и сформулировать несколько основных правил, при работе с программой 1С Бухгалтерия, благодаря которым вам не будут страшны проблемы связанные с поломкой компьютера или «случайным» изменением данных в программе. Мои советы основаны на анализе основных и самых распространенных ошибок и трудностей, возникающих у бухгалтера при работе с программой.

 

1. Создание копий Вашей базы

2. Установка даты запрета изменения данных

3. Регулярно обновлять 

4. Не дублировать позиции в справочниках

5. Ограничение ручных  операций

1) Ежедневно создавать копию базы. Это совет на первый взгляд простой и очевидный, но давайте каждый из нас честно ответит себе на вопрос: а как часто мы делаем копию базы, а когда делаем, то куда? Как правило, бухгалтера сохраняют базу после закрытия отчетного периода или перед обновлением и чаще всего на том же самом компьютере. А это чревато опасностью, что в сложной ситуации вытащить копию не получится. Участились случаи заражения вирусами, которые шифруют уже не только текстовые или табличные документы, но и базы данных. Кроме этого, совершенно неожиданно может подвести и сам жесткий диск. Восстановление данных, конечно, обойдется вам значительно дешевле, чем расшифровка от вируса, но зачем вообще платить, если можно себя обезопасить.

Бухгалтеру или генеральному директору чаще всего бывает некогда ежедневно копировать базы. Тут на помощь вам могу прийти различные программы-архиваторы. Однако, если вы являетесь счастливым обладателем подписки ИТС версии ПРОФ, то для вас совершенно бесплатно доступна функция «1С-Облачный архив». Это сервис, который предоставляет фирма 1С пользователям программ версии ПРОФ, заключается в том, что ваши базы ежедневно в удобное для вас время сохраняются на удаленных серверах. И вам не страшны никакие стихийные бедствия в виде вирусов и поломок техники, а также ваше «случайное» вмешательство, когда программа «сама что-то перепровела».

Более подробно вы можете узнать об этом сервисе у своих партнеров по 1С или позвонив нам в офис. Наши специалисты ответят вам на все интересующие вас вопросы.

2) Устанавливать дату запрета изменения данных. Я рекомендую установить дату изменения данных сразу после сдачи бухгалтером отчетности за квартал последним днем этого квартала.

В программе 1С Бухгалтерия 8.3 дата запрета изменения данных устанавливается в меню «Администрирование» «Поддержка и обслуживание»

1

Раскрываем по стрелочке «Регламентные операции», устанавливаем флажок «Дата запрета изменения» и нажимаем на гиперссылку «Настроить»

2

И для всех пользователей устанавливаем дату запрета. Это самая простая и самая жесткая настройка запрета:  всем пользователям запрещено менять данные любого раздела программы раньше установленной даты.   

3

Это спасет вас от случайного изменения данных в тех случаях, когда приходится открывать документы прошлых периодов. А ведь большинство из нас закрывают документы нажатием на самую большую кнопку: «Провести и закрыть». Не задумываясь над словом «Провести». Дата запрета не позволит случайно перепровести документ и изменить данные в программе.

Как следствие тут же еще один совет: закрывайте документы «крестиком», т.е. по кнопочке закрыть в правом верхнем углу документа. 

4

3) Регулярно обновлять. Это совет не связан с потерей данных, а скорее с экономией времени и сил. Некоторые компании обновляют программу раз в квартал при наличии изменений в отчетности. Это не очень хорошо, так как в обновлениях часто исправляются ошибки, которые вы возможно и не сразу заметили. А за квартал они могут накопиться и потом придется перепроводить все документы. Или иногда бывает, что бухгалтер сформировал отчетность, проверил все, потом в связи с какими-то изменениями пришлось программу обновить, а отчетность формировать снова. И снова проверять. Поэтому лучше ставить обновление программ регулярно.

И опять же, если вы являетесь счастливым обладателем ИТС версии ПРОФ, то просите вашего партнера ежемесячно при доставке вам диска и журнала обновить вам программу и платформу.

4) Не дублировать позиции в справочниках. Это одна из самых часто встречающихся проблем, связанных с работой в программах 1С. И к сожалению ее не всегда легко обнаружить. Только тогда, когда у нас «не схлопываются» какие то суммы и счета. Например, один менеджер в товарах ввел позицию «стул красный», а другой «красный стул» начинается поиск, почему не закрываются суммы 41 счета.

Но самое печальное это дублирование контрагентов. Начинают разъезжаться 60 и 62 счета, не зачитываются авансы. Я советую вам пользоваться сервисом 1С-Контрагент при добавлении нового контрагента в программу. Этот сервис предупредит вас о наличии контрагента с таким же ИНН и КПП в базе. 

5

К сожалению, за годы работы с различными компаниями, я часто встречаюсь с бухгалтерами, которые намеренно дублируют контрагента в базе, мотивируя это тем, что он для них и поставщик и покупатель, поэтому «должен лежать в разных папочках». Дорогие мои бухгалтеры. Не надо этого делать. Контрагент с одним ИНН должен быть  в базе ОДИН! А если он и поставщик и покупатель - то у вас будут с ним два разных договора с разным видом договора.

5) Как можно реже использовать ручные операции.  Этот совет больше адресован тем, кто недавно перешел с программ версии 7.7 на программы версии 8.2 и 8.3. Одним из преимуществ и в то же время недостатком программы Бухгалтерия 7.7 было то, что она слишком много позволяла «рисовать руками» и все это прощала. Т.е. хорошему бухгалтеру достаточно было правильно нарисовать проводки по бухгалтерскому и налоговому учету. Но проверка и анализ правильности ведения учета и заполнения отчетности тоже целиком и полностью ложится на бухгалтера.

Бухгалтерия 8.3 – гораздо более мощный инструмент для ведения бухгалтерского и налогового учета компании. И в программу встроены механизмы, позволяющие контролировать правильность заполнения документов и формирования отчетности. Для этого кроме бухгалтерских проводок каждый документ делает записи в различные регистры сведений и накоплений, на основании которых заполняется отчетность. Например, документ «Принятие к учету ОС», кроме бухгалтерских проводок делает записи по 13 различным регистрам. При формировании ручных проводок записи по регистрам как правило никто не делает и потом начинаются мучительные поиски: не начисляется амортизация, не зачитывается НДС, не формируется КУДиР и т.д. 

6

Программа стала очень хорошим и надежным помощником в нашей бухгалтерской работе. Она оперативно анализирует все документы, которые мы вводим и подсказывает где мы ошибаемся. Но для этого, операции в программе надо вводить типовыми документами. На сегодняшний день почти все типовые ситуации бухгалтерского и налогового учета в автоматизированы в программе 1С Бухгалтерия 8.3.

Конечно, список рекомендации и советов можно продолжать еще долго. Например, постарайтесь не изменять типовой план счетов, не нумеровать документы вручную, не менять субсчета 60 и 62 счета в документах и т.д. И чем сложнее инструмент для работы, тем больше вопросов у пользователей возникает при начале его эксплуатации. Но со временем бухгалтер понимает, что при аккуратной работе, проблем с программой все меньше и меньше.

Специалисты нашего центра всегда готовы дать вам консультацию по работе в программах 1С, помочь с настройкой или устранением ошибок. При подписке на ИТС ПРОФ мы дарим вам 6 часов работ наших специалистов, которые вы можете использовать в течение 6 месяцев при первом же затруднении в работе с программой.

Работайте в программах 1С с удовольствием!

С вами была, Ваш консультант, Виктория Буданова.

Вступайте в наши группы в соц. сетях. Чем больше вопросов вы нам задаете, тем проще нам находить темы для следующих статей.

 vv1

Нравятся наши статьи?

Подпишитесь и один раз в месяц получайте рассылку о новых публикациях на нашем сайте

Ваш Консультант

Буданова Виктория

telegramПодписывайтесь на наш канал в Telegram

Адрес канала t.me/bmaxplus 

Добавить комментарий

Защитный код
Обновить

 

Появилась новая статья
Отражение расходов на товары и материалы в КУДиР